Když jsme začali připravovat InfoRadka, hlavní myšlenka byla poměrně jednoduchá – vytvořit chytrého pomocníka, který návštěvníkovi webu pomůže rychleji najít odpověď, správnou stránku, produkt, článek nebo kontakt.

Od té doby se ale InfoRadek výrazně posunul.

Z původního poradce postupně vzniká mnohem širší služba pro weby, e-shopy, firmy, organizace i další projekty. A co je pro nás důležité – velká část nových funkcí nevzniká jen podle předem připraveného plánu, ale také podle reálných požadavků, zkušeností a připomínek uživatelů.

Více informací o projektu najdete přímo na:

www.inforadek.cz

InfoRadek už není jen okénko pro otázky

Návštěvník webu vidí především jednoduchého poradce, kterému může napsat otázku běžným způsobem.

Za ním ale postupně vzniká celý systém.

InfoRadek může pracovat s informacemi konkrétního webu, například s:

• články,

• produkty,

• stránkami webu,

• kontakty,

• často kladenými otázkami,

• dokumenty,

• návody,

• ručně doplněnými znalostmi,

• dalšími informacemi, které provozovatel webu považuje za důležité.

Každý projekt má přitom své vlastní informace.

Cílem je, aby se znalosti jednotlivých webů nemíchaly a InfoRadek odpovídal podle zdrojů určených právě pro konkrétní projekt.

Když odpověď nestačí, může ukázat další cestu

Smyslem InfoRadka není jen vytvořit nějakou textovou odpověď.

Mnohem užitečnější je, když návštěvníkovi pomůže pokračovat dál.

Může ho například nasměrovat na:

• konkrétní produkt,

• kategorii e-shopu,

• článek,

• návod,

• kontaktní stránku,

• dokument,

• událost,

• další část webu.

Právě tím se snažíme InfoRadka odlišit od obyčejného obecného chatu.

Má znát konkrétní web a pomáhat návštěvníkovi orientovat se právě na něm.

O tom, jak podobné vyhledávání využíváme přímo na infoPROinfo.cz, jsme psali také v článku:

Jak najít, co hledám? Pomůže vyhledávání, blog i poradce InfoRadek

Přibyla vlastní administrace

Velká část vývoje se dnes odehrává také na druhé straně – v administraci InfoRadka.

Provozovatel webu potřebuje vědět například:

• na co se lidé ptají,

• kde InfoRadek odpovídá dobře,

• kde mu informace chybějí,

• které části webu jsou pro návštěvníky nejasné,

• co je potřeba doplnit nebo upravit.

Proto postupně vzniká administrační prostředí, ve kterém lze znalosti kontrolovat, doplňovat a testovat.

To je důležitá část celého projektu.

Otázky návštěvníků totiž zároveň ukazují, co lidé na webu skutečně hledají.

InfoRadek tak nemusí pomáhat jen návštěvníkům. Může pomáhat i samotnému provozovateli webu odhalit místa, která stojí za vylepšení.

Znalosti lze postupně doplňovat

Pokud InfoRadek něco neví nebo odpověď není dostatečně přesná, nemusí to být konečný stav.

Do systému lze doplňovat další znalosti, například prostřednictvím ručních nápověd, nových článků, často kladených otázek nebo dalších zdrojů.

Postupně jsme přidali také možnost importovat informace ze souborů.

InfoRadek počítá například s formáty:

• PDF,

• HTML,

• TXT,

• MD,

• XLSX.

To může být užitečné například pro návody, ceníky, produktové podklady, informační materiály, interní dokumentaci nebo rozsáhlejší seznamy informací.

U importovaných informací lze zároveň uchovávat odkaz na původní zdroj.

Odpovědi lze kontrolovat a testovat

Dalším důležitým krokem je možnost odpovědi kontrolovat ještě před tím, než změny začnou používat návštěvníci webu.

Správce může znalosti doplnit a následně si vyzkoušet, jak na daný dotaz InfoRadek reaguje.

Podle výsledku lze informace dále upravit a zpřesnit.

Je to možná méně viditelná funkce než samotné okno poradce na webu, ale pro dlouhodobou kvalitu odpovědí je velmi důležitá.

Jeden správce, více projektů

InfoRadek postupně směřuje také k tomu, aby nebyl omezen pouze na jeden web.

Jedna administrace může pracovat s více samostatnými projekty.

Každý projekt může mít:

• vlastní znalosti,

• vlastní obsah,

• vlastní návštěvníky,

• vlastní nastavení,

• vlastní uživatele a oprávnění.

To je důležité například pro provozovatele více webů, e-shopů nebo pro firmy, které chtějí InfoRadka používat pro několik samostatných služeb.

InfoRadek počítá také s týmy

Jak se projekt rozšiřoval, ukázalo se, že větší web nebo firma nebude mít vždy pouze jednoho správce.

Proto postupně vznikla také podpora různých uživatelských rolí a týmové spolupráce.

Na jednom projektu tak může pracovat více lidí s rozdílnými oprávněními.

To otevírá možnost využít InfoRadka například pro firmy, e-shopy, organizace nebo klientské projekty, kde se o obsah a provoz stará více lidí.

A právě z této potřeby postupně vznikla další velká část systému.

Virtuální kancelář: další velký krok InfoRadka

Jednou z největších novinek, které kolem InfoRadka vznikají, je Virtuální kancelář.

Jejím cílem je propojit informační část InfoRadka s praktickou každodenní spoluprací lidí ve firmě, organizaci nebo menším týmu.

InfoRadek se tím postupně posouvá od poradce pro návštěvníky webu také k pracovnímu prostředí pro samotné uživatele systému.

Virtuální kancelář už dnes počítá například s:

• vytvářením úkolů,

• přidělováním úkolů konkrétním lidem,

• nastavením stavu úkolu,

• nastavením priority,

• termíny dokončení,

• rozdělením lidí do oddělení,

• přidělením odpovědné osoby,

• komentáři k jednotlivým úkolům,

• historií změn,

• filtrováním úkolů,

• správou členů týmu,

• pozvánkami nových uživatelů,

• přílohami a dokumenty,

• fotografiemi nahranými přímo z mobilního telefonu,

• náhledy obrázků,

• prohlížením fotografií,

• prohlížením PDF dokumentů,

• mobilním zobrazením pro práci přímo v terénu.

Smyslem přitom není vytvořit další složitý podnikový systém plný funkcí, které nikdo nepoužívá.

Naopak.

Virtuální kancelář vzniká postupně podle toho, co je při běžné práci skutečně potřeba.

Úkol není jen řádek v tabulce

Při vývoji Virtuální kanceláře chceme, aby jeden úkol mohl obsahovat všechny důležité informace na jednom místě.

K úkolu proto mohou patřit:

• odpovědná osoba,

• oddělení,

• termín,

• priorita,

• aktuální stav,

• komentáře,

• fotografie,

• soubory,

• historie změn.

Díky tomu není nutné dohledávat informace zvlášť v e-mailech, telefonu, chatu nebo papírových poznámkách.

Cílem je, aby člověk otevřel konkrétní úkol a okamžitě viděl:

co se řeší, kdo to řeší, kdy to má být hotové, co už bylo provedeno a co ještě zbývá.

Virtuální kancelář může pomáhat přímo v provozu

Představme si například pracovníka údržby.

Dostane úkol, otevře jej v telefonu a přímo u zařízení vyfotí závadu.

Fotografii přidá k úkolu, napíše komentář a změní stav řešení.

Vedoucí následně vidí, kdo má úkol přidělený, jakou má prioritu, kdy má být dokončen a co se během řešení změnilo.

Po opravě může technik přidat další fotografii, komentář a úkol označit jako dokončený.

Podobný princip ale nemusí být určen pouze pro údržbu.

Virtuální kancelář může postupně najít využití například také pro:

• e-shopy,

• servisní firmy,

• hotely a penziony,

• správu budov,

• obce,

• spolky a kluby,

• kanceláře,

• sklady,

• menší výrobní provozy,

• další firmy a organizace.

Mobilní telefon jako pracovní nástroj

Velkou pozornost věnujeme také práci z mobilního telefonu.

U řady profesí totiž člověk nesedí celý den u počítače.

Technik, správce budovy, pracovník skladu nebo člověk v provozu potřebuje často úkol otevřít přímo na místě.

Proto Virtuální kancelář počítá s možností:

• otevřít úkol v telefonu,

• přidat komentář,

• změnit jeho stav,

• vyfotit problém,

• přiložit fotografii nebo dokument,

• zobrazit přílohy,

• zkontrolovat termín,

• zkontrolovat odpovědnou osobu.

Právě podobné zdánlivé drobnosti mohou při každodenní práci ušetřit spoustu času.

Fotografie, dokumenty a historie na jednom místě

Při řešení úkolů často nestačí pouze text.

Proto jsme postupně přidávali také práci s přílohami.

Obrázky mohou mít vlastní náhledy a lze je následně otevřít ve větším zobrazení. Pokud je fotografií více, lze mezi nimi pohodlně procházet.

Podobně lze pracovat také s PDF dokumenty.

Součástí systému je zároveň historie změn, takže lze zpětně dohledat, jak se úkol vyvíjel a co se během jeho řešení změnilo.

To může být velmi užitečné například při servisu, údržbě, reklamacích nebo při spolupráci více lidí na jednom problému.

Oddělení, tým a různá oprávnění

Virtuální kancelář také postupně získává vlastní strukturu týmu.

Uživatelé mohou mít různé role a oprávnění a mohou být rozděleni podle oddělení.

To znamená, že InfoRadek nemusí být jen nástrojem jednoho člověka.

Může se postupně stát společným pracovním prostředím pro celý tým.

Každý přitom nemusí vidět nebo upravovat všechno.

Právě práce s rolemi a oprávněními je důležitá ve chvíli, kdy systém začne používat více lidí.

Dvě části, které se mohou navzájem doplňovat

Tím se dostáváme k jedné z nejzajímavějších možností dalšího vývoje.

Na jedné straně je InfoRadek pro návštěvníka webu, který hledá odpověď, produkt, článek, návod nebo jinou informaci.

Na druhé straně vzniká InfoRadek pro samotnou firmu nebo organizaci.

Tedy prostředí, ve kterém lze spravovat:

• znalosti,

• uživatele,

• tým,

• oddělení,

• úkoly,

• dokumenty,

• fotografie,

• každodenní práci.

Právě spojení těchto dvou světů nám připadá velmi zajímavé.

Informace, které firma používá interně, mohou být zároveň základem pro lepší odpovědi návštěvníkům.

A dotazy návštěvníků zase mohou ukázat, co firmě v informacích nebo procesech chybí.

InfoRadek se tak postupně posouvá od jednoduchého AI poradce k mnohem širšímu systému.

Vývoj probíhá i podle požadavků uživatelů

Jedním z hlavních principů dalšího vývoje je pro nás zpětná vazba.

Při skutečném používání se totiž velmi rychle ukáže, co je opravdu potřeba.

Někdy jde o drobnost.

Například lepší filtr, jiný způsob zobrazení, větší náhled fotografie nebo pohodlnější práci na mobilním telefonu.

Jindy z jednoho požadavku vznikne úplně nová funkce nebo dokonce nová část systému.

Právě Virtuální kancelář je dobrým příkladem toho, jak se může původní projekt postupně rozvíjet mnohem dál, než bylo na začátku plánováno.

Proto nechceme InfoRadka považovat za hotový produkt, který se jednou vytvoří a dál se nemění.

Naopak.

InfoRadek se bude dál vyvíjet podle toho, jak jej budou lidé skutečně používat.

Pokud nějaká funkce dává smysl i pro ostatní uživatele, může se z konkrétního požadavku postupně stát standardní součást systému.

Myslíme také na mobilní používání

Velká část dnešních návštěvníků i pracovníků používá mobilní telefon.

Proto se při vývoji nezaměřujeme pouze na funkce samotné, ale také na to, aby bylo jejich používání pohodlné na menších obrazovkách.

To se týká jak poradce pro návštěvníky webu, tak administračního prostředí a Virtuální kanceláře.

Jednotlivé obrazovky a funkce proto průběžně upravujeme tak, aby bylo možné s InfoRadkem rozumně pracovat nejen u počítače, ale také z telefonu nebo tabletu.

Nechceme přidávat funkce jen proto, aby jich bylo hodně

Počet funkcí sám o sobě není cílem.

Mnohem důležitější je, aby nové funkce skutečně řešily nějaký problém nebo lidem šetřily práci.

Proto se snažíme při vývoji držet jednoduchého pravidla:

nová funkce by měla mít praktický smysl.

Pokud může ušetřit několik zbytečných kroků, zpřehlednit informace, zlepšit komunikaci nebo pomoci návštěvníkovi rychleji najít odpověď, má smysl se jí zabývat.

Máte nápad na další funkci? Řekněte nám o ní

Máte vlastní web, e-shop, firmu, obecní web, klub, informační portál nebo jiný projekt?

Používáte InfoRadka a napadlo vás, co by mohl dělat lépe?

Nebo vám při běžné práci chybí nějaká funkce, kterou by InfoRadek nebo Virtuální kancelář mohly řešit?

Budeme rádi za každý rozumný námět.

Právě skutečné situace z běžného provozu jsou často mnohem cennější než desítky funkcí navržených pouze teoreticky.

Informace o projektu a možnost vyzkoušet si InfoRadka najdete zde:

www.inforadek.cz

Vývoj InfoRadka pokračuje

InfoRadek je stále ve vývoji a rozhodně nekončíme.

Postupně chceme zlepšovat:

• kvalitu odpovědí,

• práci se znalostmi,

• správu více projektů,

• administrační prostředí,

• týmovou spolupráci,

• Virtuální kancelář,

• práci s úkoly a dokumenty,

• mobilní používání,

• propojení s weby,

• automatizaci dalších činností.

A velmi pravděpodobně vzniknou i funkce, které dnes ještě vůbec nejsou v plánu.

Protože některé z nejlepších nápadů přijdou až ve chvíli, kdy někdo InfoRadka začne skutečně používat a řekne:

„Bylo by dobré, kdyby uměl ještě tohle…“

A přesně tak chceme InfoRadka dál stavět.

Společně s jeho uživateli.